Organizacja eventów, czyli co to jest agencja eventowa ?

Na początku wypadałoby odpowiedzieć sobie na podstawowe pytanie – co to jest event?. W dużym skrócie jest to ustrukturyzowane spotkanie, zorganizowane przez niezależnego profesjonalistę, które ma jakiś konkretny cel     (na przykład integracja uczestników), który poprzez szereg działań animacyjnych, odpowiedni event menager stara się osiągnąć.

Co to jest firmą eventową?. Jak można się domyśleć, jest to inaczej zwana agencja eventowa. Ma ona za zadanie, oczywiście za określoną odpłatnością, przeprowadzić stosowne wydarzenie w sposób kompleksowy. imprezy firmowe, które są dobrym narzędziem w budowaniu relacji biznesowych między pracownikami. Wielu ludzi może sobie zadać pytanie o to, jakim problemem jest zorganizowanie dobrej imprezy, zwłaszcza dla prężnie działającej firmy, że wymaga to zaangażowania przedsiębiorstwa, co raz większą popularnością cieszą się konferencje jako forma wymiany doświadczeń miedzy firmowych. Pojawiają się wątpliwości, czym się zajmuje agencja eventowa. Warto tutaj również nieco tę kwestię doprecyzować.


Czym zajmuje się zajmuje agencja eventowa ?

Dobra agencja eventowa to prawdzie precyzyjne przedsiębiorstwo. Jej zadaniem jest bowiem nie tylko obsługa imprez firmowych czy obsługa konferencji. To również, a może przede wszystkim organizowanie eventów od przysłowiowego A do Z. Organizator eventów dba zatem nie tylko o miejsce, w którym się odbywa. To jego zadaniem jest kompleksowa obsługa imprez – animacje dla wszystkich uczestników, z dostosowaniem do ich wieku, predyspozycji i (czasem) preferencji, częścią eventów mogą być również różnego rodzaju szkolenia .To również ważna kwestia wyżywienia w czasie trwania imprezy, kwestie logistyczne i wiele innych. Zwyczajne firmy czy osoby prywatne same by sobie nie poradziły z tym zadaniem.


Agencje eventowe prowadzą ponadto zawsze aktywny event marketing oraz event management. Jak można się domyśleć, event marketing to wszystko co związane jest z budowaniem wizerunku zarówno dla uczestników danego wydarzenia, jak i dla otoczenia, z kolei event menagement, to funkcja kompleksowego zarządzania danym wydarzeniem takim jakim jest np. impreza masowa – od zaplanowania, poprzez zorganizowanie, zaangażowanie pracowników oraz czuwanie nad przebiegiem i zamknięcie imprezy odpowiednim podsumowaniem. Jak można sie domyśleć, czuwa nad tym event manager – wysokiej klasy specjalista, który obok szeregu talentów posiada również szereg specyficznych cech osobowości, takich jak dynamiczność czy spontaniczność, ułatwiających mu pracę na tym stanowisku.

Do Zadań organizatora eventów należą:

  • zarówno jego wcześniejsze zaplanowanie,
  • zorganizowanie,
  • jak i przeprowadzenie odpowiednich działań marketingowych.

Widzimy więc, że eventy i ich organizacja to nie taka całkiem zwyczajna sprawa. Dlatego też firma eventowa musi dobrze sprawdzona i najlepiej znająca się na rzeczy. Jakie agencje eventowe zatem powinniśmy brać pod uwagę?. Ten temat poruszymy nieco szerzej w dalszej części tego naszego krótkiego opracowania.

 

Agencje eventowe prowadzą ponadto zawsze aktywny event marketing oraz event management. Jak można się domyśleć, event marketing to wszystko co związane jest z budowaniem wizerunku zarówno dla uczestników danego wydarzenia, jake i dla otoczenia, z kolei event menagement, to funkcja kompleksowego zarządzania danym wydarzeniem takim jakim jest np. impreza masowa – od zaplanowania, poprzez zorganizowanie, zaangażowanie pracowników oraz czuwanie nad przebiegiem i zamknięcie imprezy odpowiednim podsumowaniem. Jak można sie domyśleć, czuwa nad tym event manager – wysokiej klasy specjalista, który obok szeregu talentów posiada również szereg specyficznych cech osobowości, takich jak dynamiczność czy spontaniczność, ułatwiających mu pracę na tym stanowisku.
Widzimy więc, że eventy i ich organizacja to nie taka całkiem zwyczajna sprawa. Dlatego też firma eventowa musi dobrze sprawdzona i najlepiej znająca się na rzeczy. Jakie agencje eventowe zatem powinniśmy brać pod uwagę?. Ten temat poruszymy nieco szerzej w dalszej części tego naszego krótkiego opracowania.

Jakie mamy rodzaje eventów ?

Przyjrzyjmy się szerzej temu, jakie mamy rodzaje eventów. Możemy je podzielić z uwzględnieniem wielu czynników – ilości uczestników, rodzaju samej imprezy, grupy docelowej i wielu innych.Jakie mamy rodzaje evento?w
Z uwagi na zainteresowania i hobby, możemy wyróżnić na przykład eventy motoryzacyjne eventy sportowe. Organizacja eventów sportowych będzie wyglądać zdecydowanie inaczej, niż inne imprezy eventowe. Dojdzie nam bowiem również kwestia prowadzenia stosownej klasyfikacji, której wymaga oranizacja zawodów sportowych.


Z uwagi na grupę docelową, możemy wyróżnić na przykład femme events, czy eventy dla dzieci. Organizacja eventów dla dzieci będzie z kolei wymagała specjalnych uprawnień oraz znajomości tematu, gdyż trafić w gusta najmłodszych odbiorców jest zdecydowanie trudniej.
Możemy również dokonać podziału ze względu na jakość i prestiż danego przedsięwzięcia.
Z jednej strony będzie więc nieco łatwiejsza do zorganizowania turystyka eventowa, organizacja wydarzeń, eventy integracyjne czy organizacja przyjęć, z drugiej mamy zadania wymagające zdecydowanie większych możliwości, takie jak exclusive events, power events czy organizacja koncertów, o ile exclusive events czy power events są imprezami przeznaczonymi dla mniejszej ilości uczestników, na zdecydowanie wysokim poziomie, to z kolei organizacja koncertów często wymaga potężnego zaplecza w postaci ciężkiego sprzętu jak na przykład rozkładana scena. Dlatego agencje eventowe – organizatorzy imprez masowych, bo do takich najczęściej zaliczamy koncerty, musi mieć odpowiednio przeszkolony i bardzo duży personel. Jeśli więc organizuje agencja event, do którego byłaby nieprzygotowana, to tego rodzaju wydarzenie powinno spotkać się z największą surowością. Jak zorganizować tego rodzaju wydarzenie? Więcej na ten temat powiemy sobie w kolejnym akapicie.

Jak zorganizować event firmowy ?

Eventy firmowe, to jedne z najczęstszych przedsięwzięć, jakimi zajmują się firmy eventowe. Organizacja eventów firmowych to jednak nie tylko organizacja imprez integracyjnych dla firm. O ile eventy dla firm mają bardzo często na celu same wzmocnienie więzi międzyOrganizacja-eventów
pracownikami a przedsiębiorstwem, o tyle same atrakcje dla firm nie zamykają się w szeregu działań integracyjnych. Organizacja eventu może bowiem mieć na celu na przykład promocję nowego produktu i wprowadzenie go do oferty. Eventy firmowe to również forma motywacji dla pracowników, gdyż wycieczki firmowe mogą być nagrodą za osiągane rezultaty.

 

 Jak zatem zorganizować dobry event firmowy ?

Przyda się tutaj dobra firma organizująca eventy, która przede wszystkim dysponuje logistyką i infrastrukturą umożliwiającą tego rodzaju działanie. Dobre firmy eventowe mają już utarte schematy, specjalnie dobrane umowy z różnymi lokalizacjami, dzięki czemu eventy dla firm odbywają się w ściśle dobranym miejscu, które ma spełniać szereg kryteriów. Firmy eventowe ponadto układają cały plan pod kątem zaplanowanych i przekazanych im wytycznych odnośnie danej imprezy. Jeśli jest więc to impreza integracyjna – wprowadzone są zajęcia mające na celu poprawę
więzi między pracownikami.

Jeśli dane eventy dla firm mają charakter motywacyjny – należy wpleść w nie odpowiednie wystąpienia mówców motywacyjnych oraz na przykład prezentację nowego planu motywacji w firmie. Możliwości jest całe mnóstwo – można je swobodnie wykorzystać, wystarczy tylko dokładnie opisać swoje cele i założenia firmie eventowej, zaś ona, jeśli jest doświadczona, dobierze odpowiedniego event menagera, który zaprojektuje dane wydarzenia na najwyższym poziomie.

Jakie wybrać atrakcje na eventy ?

Atrakcje na eventy to bardzo ważny element całości. Organizacja eventów powinna zadbać, by każde wydarzenie obfitowało właśnie w tego rodzaju elementy, mające na celu podniesienie jakości i prestiżu danej imprezy. Jednym z głównych elementów jest scenografia eventowa.Jakie wybrać atrakcje na eventy ?
Organizacja eventów najczęściej polega na spełnieniu szeregu kryteriów. Jednym z nich jest odpowiedni nastrój dla danego wydarzenia, a to zapewni nam właśnie scenografia eventowa. Swoistego rodzaju dekoracje eventowe to często specjalny wystrój oparty na modelowaniu 2d lub 3d z wykorzystaniem efektów świetlnych i najnowszych technologii. Ma
za zadanie zapewnić odpowiednie efekty wizualne.


Atrakcje na eventy to jednak nie sama scenografia. Coraz więcej popularności zyskują specjalne, mobilne aplikacje eventowe, które ułatwiają komunikację i mogą stanowić formę przewodnika po możliwościach. Jak agencja eventowa, to i hostessy, które będą
oprowadzać gości i prezentować atrakcje eventowe. A event menagement system może przewidywać je naprawdę różne – występy gwiazd, gry i zajęcia terenowe, rywalizacja sportowa.
W doborze atrakcji eventowych najważniejsze jest to, by były spójne z całością komunikacji eventowej i stanowiły logiczny ciąg, prowadzący nas od punktu do punktu w realizacji programu imprezy.

Ranking firm eventowych

Ranking firm eventowychWszyscy chcemy, by nasze wydarzenie organizowała najlepsza agencja eventowa. Branża eventowa jest jednak bardzo bogata, a agencje eventowe w Polsce reprezentują różny poziom organizacji. Co ważne, największe agencje eventowe w Polsce wcale nie muszą być oczywistym wyborem. Na szczęście jest proste rozwiązanie. Wystarczy bowiem poszukać
takich fraz jak:

  • agencje eventowe baza
  • firmy eventowe baza
  • agencje eventowe ranking
  • agencje eventowe lista

Wyskoczy nam odpowiednie zestawienie, które pozwoli na nie tylko na zapoznanie się z tymi podmiotami, które są odpowiedzialne za eventy w Polsce.

Agencje eventowe ranking to świetny sposób na poznanie nie tylko, jakie agencje eventowe ma Polska, ale również na przegląd ich w oparciu o wypowiedzi użytkowników i opinie o danej firmie. Tym samym w kilku prostych krokach uzyskamy informacje na temat dostępnych możliwości oraz porady, co do wyboru danej firmy.
Żeby zadbać o najlepsze zestawienie, warto uwzględnić tylko aktualne dane, precyzując wyszukiwanie jako agencje eventowe ranking 2018 na ten przykład. Tym samym zawsze mamy pewność aktualności informacji.
Wierzymy, że ten krótki przegląd przybliżył nieco świat organizacji eventów, który wcale nie jest prosty i oczywisty, ale przede wszystkim, że ułatwił ich organizację i dobór specjalisty do pomocy.

Czy podobał Ci się artykuł ?

Kliknij i oceń nasz artykuł!

Średnia ocena / 5. Ilość głosów