Organizowanie konferencji

Jak wygląda organizowanie konferencji, jaki powinien być organizator konferencji i czym jest konferencja ?

Organizowanie konferencji Organizacja konferencji tylko na pierwszy rzut oka wydaje się prostym zadaniem. W miarę, jak zagłębiamy się w ten temat, dopiero dostrzegamy, jak wiele szczegółów musi przypilnować organizator konferencji. Jak zatem wygląda organizowanie konferencji ?. Organizowanie konferencji to bowiem wybór tematyki, miejsca przeprowadzenia z uwzględnieniem szacowanej liczby gości, dobór prelegentów i zaproszenie ich, organizacja cateringu, stosownych przerw i animacji w ich trakcie oraz wiele innych. Dlatego też organizacja konferencji to zajęcie, które często jest specjalnie delegowane na zewnątrz, do agencji zajmującej się takimi zadaniami. Dla dobrej firmy organizacja szkoleń i konferencji to również forma budowania tożsamości oraz wizerunku wśród klientów oraz pracowników. Dlatego warto rozważyć te przedsięwzięcie przy pomocy stosownej firmy wyspecjalizowanej w tym zakresie.

Organizacja kongresów i konferencji naukowych oraz medycznych

organizowanie konferencji i kongresówObecnie coraz częściej praktykowana jest tzw. turystyka kongresowa. Opiera się ona o podróże pomiędzy miejscami organizacji różnego rodzaju konferencji i kongresów, w celu wzięcia w nich udziału. Mając na uwadze jak prężnie rozwija się turystyka kongresowa, należy uwzględnić te zjawisko w swoich planach i umożliwić uczestnikom konferencji na przykład podjazd samochodem lub dostęp do noclegu. Organizacja konferencji naukowych jest w tym względzie o tyle prostsza, że często można wykorzystać pomieszczenia uczelniane danego uniwersytetu. Większość szkół wyższych i uniwersytetów posiada dostęp do odpowiedniej sali konferencyjnej, dlatego też odpada sama kwestia miejsca.

Przy uczelniach działają również koła naukowe i wykładają specjaliści, którzy mogą dane wydarzenie ubogacić swoim wystąpieniem. Organizacja konferencji medycznych charakteryzuje się podobnymi udogodnieniami. Często szpitale specjalistyczne i centra zdrowia posiadają stosowne miejsca, w których możliwe jest prowadzenie konferencji. Nie jest to oczywiście żadną regułą, gdyż konferencje medyczne często również organizowane są na przykład w hotelach.

Jak wygląda organizowanie konferencji krok po kroku (przykłady)

Jak wygląda organizacja konferencji krok po kroku?Organizacja kongreso?w i konferencji naukowych oraz medycznych

Jeśli sprawdzimy, jak zajmują się tym firmy organizujące konferencje, to przekonamy się, że wcale nie jest to łatwe zadanie. Na początek pojawia się rzecz oczywista, czyli pomysł na temat lub cel, który chcemy osiągnąć konferencją. Na tym etapie docelowo powinniśmy mieć jakiś zarys, jednakże specjaliści mogą nam również doradzić jakieś rozwiązanie, kiedy naszym cele jest na przykład konferencja dla pracowników, mająca zbudować pozytywny wizerunek firmy, a co do której nie mamy pomysłu. Najczęściej jednak mamy gotową koncepcję, którą należy przekuć w rzeczywistość. Zaczynamy od określenia grupy docelowej. W tym kierunku powinniśmy również zmierzać, w celu ustalenia ilości potencjalnych uczestników. Czy naszą grupą będą specjaliści, których jest znikoma ilość w kraju, czy też będzie to konferencja otwarta? To przełoży się na kwestie wynajęcia powierzchni do organizacji oraz cateringu, które to będą stanowiły dalsze kroki.

Mając temat i miejsce, pora na zaprojektowanie planu konferencji. Tutaj ustalimy również prelegentów, których musimy natychmiast zaprosić i zarezerwować ich czas. Słynne nazwiska zdecydowanie ułatwią nam rekrutację uczestników, czyli kolejny etap. Tutaj rozpoczynamy poszukiwanie uczestników. Mając catering oraz plan i listę prelegentów, możemy stosowne zaproszenia wzbogacić o zamieszczenia takich szczegółów. Jeśli się obawiamy brakiem zainteresowania, wprowadzamy działania marketingowe wcześniej, wraz z rezerwacją biletów. Jak można zauważyć, elementów i niuansów jest całkiem sporo i dla osób, które nigdy się tym nie zajmowały, może to być spory problem. Oczywiście, na przykład dobra konferencja prasowa w urzędzie wymaga jedynie miejsca siedzącego oraz odpowiedniego sprzętu. Przykładem odwrotnym mogą być konferencje medyczne czy biznesowe, które często trwają dłużej niż jeden dzień, połączone są ze specjalnymi działaniami animacyjnymi wieczorami i nocą, możliwością spania czy znacznie szerszym zakresem świadczeń dodatkowych. Zauważyć należy zatem, że jest to przedsięwzięcie na naprawdę wysokim poziomie.

Lepiej więc zdecydować się na zlecenie tej usługi na zewnątrz, specjalistycznej firmie, zajmującej się tego typu przedsięwzięciami. Zwłaszcza, że organizacja konferencji podlega odliczeniu vat z faktury za tą usługę, co sprawia, że możemy bez obaw o dodatkowe koszta skorzystać z zewnętrznego operatora. Zajmie się tym kompleksowo, często poszczególne etapy realizując jednocześnie, co znacznie skraca czas działania, ale przede wszystkim ujednolica komunikaty na zewnątrz i pozwala na bieżąco na przykład korygować koszty wynajmu sali w stosunku do zainteresowania. Bez doświadczenia i specjalistycznej wiedzy byłoby to zupełnie niemożliwe.

Najpopularniejsze konferencje 2019, 2018 i 2017

Jak wskazuje stosowna baza, konferencje naukowe wcale nie były najpopularniejszymi tego rodzaju przedsięwzięciami, choć stanowiły całkiem spory procent. Jeśli zatem nie konferencje naukowe, to
jakie były najpopularniejsze? Najlepszym rozwiązaniem będzie chyba wymienienie wszystkich rodzajów, oceniając na tej podstawie popularność we własnym zakresie, natomiast aktualnie organizowane konferencje możemy znaleźć w internecie np. tutaj.

Konferencje medyczne 2017/2018:

Konferencje medyczne
  • konferencje logopedyczne
  • konferencje kardiologiczne (2017)
  • konferencje kardiologiczne (2018)
  • konferencje pediatryczne (2018)
  • konferencje neurologiczne (2018)
  • konferencje ginekologiczne (2018)
  • konferencje psychiatryczne (2018)
  • konferencje weterynaryjne (2018)
  • konferencje psychologiczne (2018)
  • konferencje onkologiczne (2018)
  • konferencje dla położnych (2018)
  • konferencje anestezjologiczne (2018)
  • konferencje okulistyczne (2018)
  • konferencje endokrynologiczne (2018)
  • konferencje medyczne dla pielęgniarek
  • konferencje pulmonologiczne (2018)
  • konferencje chirurgiczne (2018)
  • konferencje reumatologiczne (2018)
  • konferencje ortopedyczne (2018)
  • konferencje farmaceutyczne (2018)
  • konferencje gastrologiczne (2018)
  • konferencje stomatologiczne (2018)
  • konferencje naukowe medyczne
  • konferencje alergologiczne (2018)
  • konferencje dla farmaceutów (2018)
  • konferencje hematologiczne (2018)
  • konferencje naukowe psychologia (2018)
  • konferencje urologiczne (2018)

    Konferencje biznesowe 2018:
    Konferencje biznesowe

  • konferencje IT polska(2018)
  • konferencja HR (2018)
  • konferencje marketingowe (2018)
  • konferencje bankowe (2018)
  • konferencje finanse
  • konferencje programistyczne (2018)
  • konferencje transportowe (2018)
  • konferencje ekonomiczne (2018)
  • konferencje logistyczne (2018)
  • konferencje budowlane (2018)
  • konferencje BHP (2018)

    Konferencje dla nauczycieli oraz związane z pracą z dziećmi:
    Konferencje dla nauczycieli oraz związane z pracą z dziećmi

  • e konferencje dla nauczycieli
  • e konferencje dla nauczycieli przedszkola
  • konferencje logopedyczne cieszyńska
  • konferencje pedagogiczne (2018)
  • konferencje logopedyczne (2018)
  • konferencje studenckie
  • konferencje operon
  • konferencja autyzm
  • konferencja fizjoterapia (2018)

    Konferencje naukowe, specjalistyczne:

    Konferencje naukowe, specjalistyczne:
  • konferencje historyczne
  • konferencja TED
  • konferencje indeksowane w web of science
  • konferencje energetyczne (2017)
  • konferencje humanistyczne
  • konferencje prawnicze
  • konferencje energetyczne (2018)
  • konferencje naukowe prawo
  • konferencje metodyczne dla nauczycieli języka angielskiego (2018)
  • konferencje mikrobiologiczne (2018)
  • konferencje bezpieczeństwo (2018)
  • konferencje chemiczne (2018)
  • konferencje filozoficzne
  • konferencje historyczne blog (2018)
  • konferencje językoznawcze (2018)
  • konferencje biologiczne (2018)

    Konferencje związane z duchowością i stylem życia:
    Konferencje-związane-z-duchowością-i-stylem-życia-

  • konferencje chrześcijańskie
  • konferencja żyj świadomie
  • konferencje o duchu świętym
  • konferencje dietetyczne (2018)
  • konferencje żywieniowe 2017
  • youtube konferencje religijne
  • konferencje testerskie (2018)

    Konferencje związane z uczelniami oraz firmami:
    Konferencje-związane-z-uczelniami-oraz-firmami-

  • konferencje UJ
  • konferencje mac
  • konferencje UMK
  • konferencje termedia
  • konferencja UKWS
  • konferencja Szustak
  • konferencje ks glasa
  • konferencje rzeczpospolita
  • konferencje agora
  • konferencje teva
  • konferencje WSIP
  • konferencje UWM
  • konferencje apple
  • konferencje IPN
  • konferencja UAM
  • konferencja oxford
  • i konferencja netia
  • konferencja UX
  • konferencja regionalna oriflame
  • konferencje UW

    Konferencje międzynarodowe (2018) oraz wcześniejsze, historyczne:
    Konferencje-miedzynarodowe-2018-oraz-wczesniejsze-historyczne-

  • konferencje wielkiej trójki
  • konferencje pokojowe
  • konferencja klimatyczna
  • konferencje ekologiczne
  • 3 konferencje wielkiej trójki
  • konferencje haskie

    Konferencje techniczne oraz związane z zainteresowaniami:

  • konferencje dla bibliotekarzy (2018)
  • konferencje kolejowe (2018)
  • konferencje JAVA

    Rodzaje konferencjiJak widać, ilość rodzajów konferencji jest ogromna. Jeśli spojrzymy na konferencje 2017 i 2018, możemy zauważyć, że jest ich więcej. Oznacza to, że popularność tej formy współpracy stale rośnie.
    W przypadku konferencji medycznych, konferencja kardiologiczna oraz ginekologiczna cieszą się stosunkowo największą popularnością. Coraz częstsze w Polsce są konferencje online. Najlepsze E-konferencje pozwalają bowiem na nawiązywanie łączności z całym światem. E-konferencje jednak są zdecydowanie inaczej organizowane i prowadzone, niż zwykłe konferencje tradycyjne. Organizacja. Konferencji dla firm i nie tylko to często bardzo ambitne zadanie, które warto zlecić specjaliście. Konferencja w sejmie na przykład, nawet jeśli ma formę zwykłej konferencji prasowej, znacznie będzie odstawać od tego, czym na przykład jest organizacja konferencji islamskiej. Zupełnie inne światy, tematy i podejścia, wymagające częstokroć specjalnego wyczucia. Dlatego też firmy zajmujące się organizacją konferencji, bardzo często specjalizują się w konkretnych typach przedsięwzięć. Dzięki tej specjalizacji mamy pewność, że nasz wybór był w pełni prawidłowy, zaś zaproszeni gości i prelegenci, a przede wszystkim uczestnicy konferencji będą się czuli podczas tego wydarzenia fachowo obsłużeni, ale przede wszystkim komfortowo. Warto więc zaufać mimo wszystko specjalistom w danej dziedzinie.

Czy podobał Ci się artykuł ?

Kliknij i oceń nasz artykuł!

Średnia ocena / 5. Ilość głosów